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PM(Project Management)專案管理流程介紹

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

專案銷售前準備工作

公司內部在銷售前的準備工作,專案管理系統需要跑5個流程,才可以進行專案管理中的採購發包的動作,因此必須針對這5項成交前的作業,分別指派給5個相關專案人員執行,執行完畢這個專案內容才算完成。

 

                                                            專案成立後,專案管理系統會自動發送Mail通知工作執行人員。


行事曆顯示,當天工作不遺漏

同時在這5名專案人員的行事曆上也會出現自己該執行的專案工作。由專案產生的工作,會自動出現在個人的專案Web行事曆上,專案執行人員每天只要打開行事曆,一件一件的把事情完成,當天的工作不遺漏。

 
i-Motor顯示待執行專案工作

使用者輸入自己的帳號/密碼,i-Motor首頁也出現待執行專案及工作,提示專案工作執行人員尚未完成的工作主旨及內容。

 

會議通知、借用設備、會議記錄,一指搞定!

專案指派的執行人員,若要針對案件流程的內容進行討論,可以透過系統發出「會議通知」,並且可以指定參加專案人員及借用設備(如:投影機)、場地(如:會議室)…等資源,並於專案會議結束後留下會議記錄,專案管理系統會發出「會議邀請」的Mail自動通知參與的專案人員。

 

公共資源管理行事曆瞭解資源使用狀況

專案進行時可能客戶會來公司討論內容,因此借用公司的會議室及投影機或其他設備就要預先booking了,若要查詢現在公司裡的投影機、公務車或是會議室有沒有被借用,可以查詢「公共資源管理行事曆」來看現在資源使用的狀況

工作/約會進度回報

執行專案工作時,針對開會的結果,決議在權力電子這個客戶的售前作業需排定「每週1次」的約訪行程,以約訪或電話聯絡的方式追蹤,才能充分掌握這個專案的進度,此時可以直接由工作轉發約會,自動產生「約會行程」。

每週1次電話或約訪行程約會,可以使用「週期性約會」,一次排定3個月內每1個星期1次的約會行程,避免忘記聯絡客戶。

當工作/約會行程進行中或完成後,,根據實際執行的進度%及內容,登打在約會紀錄中,讓約會行程的內容資訊得以獲得分享。

自動發送「會議邀請」回覆參加行程

專案管理系統會自動發送「會議邀請」的 mail 給所有的與會專案人員,同時參與專案人員需回覆是否可以參加會議行程。

被會議通知所有專案人員,在行事曆上都會出現「會議邀請」的行程,提醒會議參與專案人員不遺漏。

確實執行完畢回報完工結案

當專案轉發的工作,都已經確實執行完畢並回報結案,系統會自己產生專案結案100%完工。

專案資訊查詢

個人工作中心:

專案執行產生的工作,可以從「個人工作中心」查詢到所有的專案工作內容及紀錄,並可以直接連結到該專案工作的內容,可以依照專案10項分類快速搜尋到所有的歷史紀錄。

工作/約會記錄:

無論是專案負責人,或是專業工作的執行人員,執行專案的進度回報能被無誤地且永久的保存下來,包含主旨、類別、狀態、對象、記錄內容,都將完整的專案記錄,供日後查詢及分析。

專案分析報表:

可以針對專案的內容規格進行查詢,依照「未開始、進行中、已結案(已成)、已結案(未成)」條件查詢,並且可以匯出excel檔案,供專案使用者再次統計分析用。

 

 

 

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